有用的想法3 — 共同語言

有用的想法3 — 共同語言

哈囉，相信會閱讀中文的你，在閱讀這篇部落格時是非常順利的
沒錯，因為你認識每一個字，所以在閱讀上不用特別做任何轉換

因為，我們都擁有共同語言

[工程師，看這邊]

我是一位工程師在某次工作的時候我開發了一個功能後向團隊成員描述裡面的內容首先，我描述了這個功能要解決什麼問題接著，我說了這個功能相關程式碼的運作流程以及有哪些重要的部分過程包含和團隊成員之間的來回問答大概花了 25分鐘左右後來在學習的旅途上，我發現我講了 25 分鐘的內容叫做 「觀察者模式」

在球賽上，教練們很常運用暫停，來做戰術的傳達或調整球員狀態
但是每場比賽的暫停次數是有限制的
當此時還不適合暫停的話，教練們該怎麼有效的傳達戰術給球員們呢？
沒錯，就是暗號
教練可能比一個手勢，所有球員就會知道接來來要用 β 戰術
同時也代表了 β 戰術代表的意義：
背後的動機、球員的跑位、每個人的職責、戰術有效的話會是如何
因此省去了很多溝通的成本，手勢一比出來，就溝通完畢了
這就是 共同語言 的力量

職場上的共同語言

語言：

• 如果整間公司普遍比較擅長中文就用中文溝通
• 如果客戶平常都是用英文，就想辦法用英文溝通
• 紀錄產品的相關導覽跟知識，看是哪個團隊看得多
  就用那個團隊擅長的語言寫第一個版本

術語：

• 關於該產業或知識領域都會有屬於他的專業術語
  可以的話就去使用
  例：
   程式語言：Design Pattern
   音樂：樂理
   跑步：步頻
• 關於產品的功能名詞：
  這邊描述的是一個名詞可以代表整個功能
  例：
   冷氣：人溫偵測 ←在溝通時用這個名詞時
   業務會知道為什麼會有這個功能，解決了客戶什麼問題
   工程師會知道這個功能的程式碼大概的流程範圍，如果哪邊需要擴充有沒有機會

流程：

• SOP 標準作業流程：有了這個，在許多情形下可以避免一個環節完成了需要在詢問去確定接下來該做什麼
• Rundown : 有點類似 SOP ，就是在做指定事情的時候更細節的把時程也展開了
• 日常流程：這個分類主要是針對日常的溝通合作
  (軟體開發流程，角色定義什麼問題應該先透過什麼管道處理）

共同語言可以代表一系列的流程，一群組的知識，讓溝通可以更順利

建立共同語言

上一段提到了許多共同語言的類型
而共同語言是需要被建立的
就像 β 戰術 之所以可以是 β 戰術
是因為在上場之前，已經練習了無數次
所有人對於 β 戰術 有共同的認知

步驟：

1. 定義問題：
   在產生共同語言之前，應該要先了解自己想要解決什麼問題
   是在客戶反應問題後想要縮短後續處理的進程嗎？
   還是在討論上面可以很快知道彼此在說產品的哪一部分呢？
2. 分類：
   定義好問題後，可以從上面的分類找出這個情境下適合的
3. 描述給自己聽：
   按照以下格式
   我想要解決{問題描述}的問題
   我希望{描述共同語言的內容}
有了這個共同語言後我覺得 {什麼情況會好轉}
舉例：
我想要解決 “客戶提出想要申請這個功能的時候，我們之間來回溝通的問題”
我希望 “建立一個流程是當客戶提到「申請功能Ａ」的時候，你們可以幫我跟客戶要
電話，email，以及選擇的方案“ 這三樣資訊，並且按照這個格式->在 Skype 的這個群跟我們團隊提出申請“
有了這個共同語言後我覺得 “可以解決我們每次都有資料缺漏，而且不是所有人都知道需要拿什麼資料，不斷來回溝通的問題“
4. 找對的人
   交給該部門你覺得最會幫助這件事情發生的人，或是有權力的人
   跟他說 3. 的內容，並且跟你找的人確認這也是他想要解決的問題
   如果不是，就討論什麼才是真正的問題，找對問題後修改內容，再做一次 3.
5. 演練
   這部分就是確保共同語言有開始了
   剛開始可能大家還不習慣，實際上遇到的時候就把共同語言拿出來說
   “上次我們有建立一個共同語言是客戶提到「申請功能Ａ」的時候的後續流程”
   根據那個流程你需要提供我三樣資訊
剛開始大家會不習慣，漸漸的就會發現可以很快的完成這部分的溝通

例：業務在帶市場訊息回來討論的時候，總是使用不同的用語，還會根據他跟不同的客戶聊，而帶回不同的用語

定義問題：我覺得業務時常帶回不同的用語時，溝通過程都會需要先釐清這個用語是對應到系統的哪一個功能，會增加我們討論的困難度跟時間的消耗

分類：術語 - 關於產品的功能名詞

描述給自己聽：我想要解決 “業務時常帶回不同的用語時，溝通過程都會需要先釐清這個用語是對應到系統的哪一個功能，會增加我們討論的困難度跟時間的消耗“ 的問題

我希望”當客戶提到類似ＯＯ行為的時候，可以說這是我們系統的 XXX功能[共同語言]，而如果現有系統完全沒有的話就說這是 新功能[共同語言]

有了這些共同語言後我覺得“我們的溝通可以更有效率，你只要一提到這個詞我就有系統的畫面呈現在我腦中可以跟更快速的進入討論環節”

找對的人：(我發現商務部門有一位EEE人員很常喜歡分享學習跟知識，就決定是它了！)“Hi EEE,{套用上一段}你覺得如何呢？如果覺得可行我們就來試試看吧，幫我把這個資訊分享給團隊的人知道，謝啦謝啦！“

演練(事情發生了)就去觀察業務人員的用詞有沒有使用共同語言沒有的話雖然還是會有來回的確認不過要拉回來“喔！你描述的是我們系統的 XXX 功能對吧！上次有提到過{可以描述這個共同語言}，下次我們一起試試看好嗎？”

xN次 直到共同語言建立

希望這次的內容有幫助到在閱讀完文章的你
今天就到這邊，我們下次見